Maatalous-metsäylioppilaiden liitto MMYL ry:n hallintorakenne koostuu neljästä tasosta; liittokokouksista, esimiehestä, hallituksesta ja toimihenkilöistä.
Liittokokouksissa (yhdistyksen kokoukset) käytetään liiton ylintä päätösvaltaa. Äänivaltaa käyttävät jäsenjärjestöjen hallitusten nimeämät kokousedustajat. Äänivalta jakautuu jäsenjärjestöjen jäsenmäärän perusteella liiton sääntöjen mukaisesti. Vakiintuneen käytännön perusteella liittokokoukset ovat avoimia myös äänivallattomille kokousvieraille. Hallituksen on lähetettävä kokouskutsu varsinaiseen liittokokoukseen jäsenille vähintään seitsemän päivää ja ylimääräiseen liittokokoukseen vähintään kolme päivää ennen kokousta postitse, sähköpostitse tai julkaisemalla kutsu liiton kotisivuilla. Sääntömääräiset varsinaiset liittokokoukset ovat kevätkokous ja syyskokous.
Kevätkokouksessa käsitellään vähintään seuraavat asiat
1. Kokouksen avaus
2. Valitaan kokouksen puheenjohtaja, sihteeri, kaksi pöytäkirjantarkastajaa ja tarvittaessa kaksi ääntenlaskijaa
3. Todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus
4. Valitaan liitolle esimies
5. Hyväksytään kokouksen työjärjestys
6. Esitetään tilinpäätös, vuosikertomus ja toiminnantarkastajien/tilintarkastajien lausunto
7. Vahvistetaan toimintasuunnitelma, tulo- ja menoarvio sekä jäsenmaksujen suuruudet seuraavalle kalenterivuodelle
8. Päätetään tilinpäätöksen vahvistamisesta ja vastuuvapauden myöntämisestä hallitukselle ja muille vastuuvelvollisille
9. Käsitellään muut kokouskutsussa mainitut asiat.
Syyskokouksessa käsitellään vähintään seuraavat asiat
1. Kokouksen avaus
2. Valitaan kokouksen puheenjohtaja, sihteeri, kaksi pöytäkirjantarkastajaa ja tarvittaessa kaksi ääntenlaskijaa
3. Todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus
4. Hyväksytään kokouksen työjärjestys
5. Valitaan hallituksen puheenjohtaja, varapuheenjohtaja, sihteeri, taloudenhoitaja, opintovastaava ja muut jäsenet
6. valitaan yksi tai kaksi toiminnantarkastajaa ja varatoiminnantarkastajaa taikka yksi tai kaksi tilintarkastajaa ja varatilintarkastajaa
7. Käsitellään muut kokouskutsussa mainitut asiat.
Ylimääräinen liittokokous voidaan kutsua koolle, kun hallituksella on tarve esittää liittokokoukselle ylintä päätösvaltaa vaativia asioita.
Esimies on suorittanut akateemisen tutkinnon ja opettaa Helsingin yliopiston maatalous-metsätieteellisessä tiedekunnassa. Esimies valitaan yhdeksi vuodeksi kerrallaan kevätkokouksessa. Esimies toimii yhdyssiteenä liiton sekä muiden järjestöjen ja yhteisöjen välillä, sekä auttaa liittoa toteuttamaan toimintansa päämääriä. Nykyisenä esimiehenä toimii maatalous-metsätieteiden tohtori, dosentti, professori Timo Sipiläinen. Esimies on vakiintuneen käytännön mukaisesti kutsuttu hallituksen kokouksiin, joissa hänellä on puheoikeus, mutta ei äänivaltaa.
Hallitukseen kuuluu puheenjohtaja, varapuheenjohtaja, sihteeri, taloudenhoitaja, opintovastaava ja lisäksi vähintään neljä ja enintään kymmenen jäsentä. Edellä mainittujen määritettyjen hallitusvirkojen lisäksi vuosien saatossa on muodostunut vakiintuneita hallitusvirkoja liiton toiminnan toteuttamiseksi, mutta nämä virat voivat muuttua liiton tarpeiden mukaisesti. Sääntöjen mukaisesti hallitukseen tulee mahdollisuuksien mukaan pyrkiä saamaan mahdollisimman kattava edustus eri jäsenjärjestöistä. Kuitenkaan kiintiöitä eri jäsenjärjestöille ei ole nykyään määritetty. Aikoinaan hallituksen kokoonpanoon on kuulunut yksi jäsen kustakin jäsenjärjestöstä, mutta tältä osin liiton sääntöjä on muutettu. Liiton hallitus on oikeudellisesti vastuussa liiton toiminnan asianmukaisesta toteuttamisesta.
Hallituksen tehtävät liiton sääntöjen mukaisesti ovat
– Toimia liiton tarkoitusperien toteuttamiseksi
– Edustaa liittoa
– Kutsua liittokokoukset koolle ja valmistella niissä käsiteltävät asiat
– Toimeenpanna liittokokouksen tekemät päätökset
– Hoitaa huolellisesti liiton rahavaroja ja muuta omaisuutta sekä periä jäsenmaksut
– Pitää yhteyttä jäsenjärjestöihin
– Huolehtia kansainvälisestä toiminnasta
– Ottaa ja vapauttaa toimihenkilöt
– Laatia ehdotukset liiton talousarvioksi ja toimintasuunnitelmaksi
– Laatia toimikaudeltaan liiton toiminta- ja tilikertomus
– Päättää toiminta-avustusten jakamisesta
– Hoitaa muut liittoa koskevat asiat
– Valitsee Latokartanon Urheilu- ja kulttuuritalosäätiön hallitukseen jäsenet säätiön sääntöjen mukaisesti.
Puheenjohtaja kutsuu hallituksen koolle, kun hän katsoo siihen olevan aihetta tai kun vähintään puolet hallituksen jäsenistä sitä vaatii. Hallituksen kokoukset kutsutaan koolle vähintään neljä päivää ennen kokousta hallituksen järjestäytymiskokouksessaan hyväksymällä tavalla. Hallituksen kokouksissa puheenjohtaja on äänivallaltaan tasavertainen muihin hallituksen jäseniin verrattuna, mutta äänten mennessä tasan päätöksen ratkaisee puheenjohtajan ääni, vaaleissa kuitenkin arpa. Puheenjohtaja vastaa liiton juoksevista asioista. Puheenjohtaja vastaa oikeudellisesti hallituksen kokousten pöytäkirjojen oikeaoppisesta laatimisesta, vaikka yleensä pöytäkirjojen kirjoittaminen määrätään sihteerille. Puheenjohtaja esittää hallitukselle toimintakertomuksen ja toimintasuunnitelman luonnoksen.
Varapuheenjohtaja kutsuu hallituksen koolle puheenjohtajan ollessa estynyt.
Sihteeri laatii liiton ja hallituksen kokouksista pöytäkirjat ja arkistoi ne asianmukaisella tavalla.
Taloudenhoitaja vastaa liiton irtaimesta omaisuudesta hallituksen apuna. Taloudenhoitaja vastaa talouden kirjanpidosta ja esittää hallitukselle tilinpäätöksen ja talousarvion luonnoksen.
Opintovastaava edistää liiton alaisten opiskelijoiden opintoasioita.
Muita perinteisiä ja vakiintuneita hallitusvirkoja ovat mm.
Tiedottaja vastaa liiton ajankohtaisten asioiden tiedottamisesta jäsenistölle sähköpostin ja sosiaalisen median kanavien välityksellä. Tiedottaja päätoimittaa Fuksioppaan yhdessä fuksi- ja tuutorivastaavan kanssa. Lisäksi tiedottaja vastaa liiton nettisivujen ylläpidosta.
Kansainvälisyysvastaava vastaa liiton kansainvälisistä yhteyksistä sekä ulkomaalaisten opiskelijoiden edunvalvonnasta.
Fuksi- ja tuutorivastaava järjestää uusille opiskelijoille orientoivan viikon ohjelman ja muita myöhempiä aktiviteetteja, kuten Fuksiaiset. Fuksi- ja tuutorivastaava osallistuu yliopiston tukena tiedekunnan tuutorien koulutukseen ja vastaa liiton esittelystä tuutoreille ja fukseille. Lisäksi hän päätoimittaa Fuksioppaan yhdessä tiedottajan kanssa.
Tapahtumavastaava vastaa liiton tapahtumien järjestämisestä yhdessä hallituksen ja tarvittavien toimihenkilöiden kanssa. Lisäksi tapahtumavastaavalle kuuluu yhteydenpito ja sopimusten laatiminen juhlapaikkojen kanssa.
Viikki Areena -vastaava vastaa Viikki Areena -työelämätapahtuman järjestämisestä.
Liikuntavastaava järjestää liikuntatapahtumia ja vastaa liiton liikuntavuorojen pyörimisestä Viikin Monitoimitalolla.
Toimihenkilöt muodostavat liiton vapaamuotoisimman hallintoryhmän. Heitä ei ole pakko nimittää, mutta toisaalta heitä voi olla käytännössä rajaton määrä. Toimihenkilöiden määrä on vaihdellut suuresti liiton historian aikana. Toimihenkilöt nimittää liiton hallitus. Vakiintuneen käytännön mukaisesti suurin osa toimihenkilöistä valitaan ylintä päätösvaltaa käyttävissä liittokokouksissa. He suorittavat heille liiton hallituksen määräämiä tehtäviä, mutta eivät hallituksen tavoin kanna vastuuta liiton toiminnasta. Toimihenkilöt ovat vakiintuneen käytännön mukaisesti kutsuttuina hallituksen kokouksiin, joissa heillä on puheoikeus, mutta ei äänivaltaa.
Perinteisiä ja vakiintuneita toimihenkilövirkoja ja -toimikuntia ovat mm.
Vastuuhallopedi toimii liiton ensisijaisena opiskelijaedustajana yliopiston opintohallintoelimissä.
Kehitysyhteistyövastaava vastaa liiton kehitysyhteistyöprojektin toteuttamisesta.
Vuosijuhlamestari vastaa vuosijuhlien järjestämisestä joka viides vuosi.
Opintotoimikunta tukee opintovastaavaa ja vastuuhallopedia opiskelijoiden edunvalvonnan suorittamisessa.
Kansainvälisyystoimikunta tukee kansainvälisyysvastaavaa ja kehitysyhteistyövastaavaa tehtäviensä hoitamisessa.
Tapahtumatoimikunta toimii fuksi- ja tuutorivastaavan ja tapahtumavastaavan apuna tapahtumien järjestelyissä.
Vuosijuhlatoimikunta avustaa vuosijuhlamestaria vuosijuhlien järjestämisessä.
Työelämätoimikunta avustaa Viikki Areena -työelämätapahtuman järjestämisessä.
Liikuntatoimikunta tukee liikuntavastaavaa liikuntatapahtumien järjestämisessä ja liiton liikuntavuorojen pyörittämisessä Viikin Monitoimitalolla.
